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Políticas de protección de datos personales

1. ALCANCE La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a
continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos
personales y que sean objeto de tratamiento por Espumas Santa fe de Bogotá SAS,
considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES Espumas Santa fe de Bogotá SAS con domicilio en la calle
Kilometro 1 Vía Bogotá – Siberia, Costado Norte/ Cota, Bogotá – Colombia, identificado con
el Número de Identificación Tributaria 800167200-6.PBX: (1) 518 7272 Correo electrónico:
mercadeo@ramguiflex.com
3. DEFINICIONES • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la
cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información
que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos
personales que sea objeto de tratamiento. • Dato Personal: Cualquier información vinculada
o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. •
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido
puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, con domicilio en la
calle Kilometro 1 Vía Bogotá – Siberia, Costado Norte/ Cota, Bogotá – Colombia,.PBX: (1)
518 7272 Correo electrónico: mercadeo@ramguiflex.com convicciones filosóficas o
religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos
de salud, vida sexual y biométricos) • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el
Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente
quién será el Encargado. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública
o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
tratamiento de los datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. •
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado
del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país. • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia
cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del
Responsable.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES El tratamiento que realizará Espumas Santa fé de
Bogotá SAS será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según
corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y
confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las
siguientes finalidades: a. Registrar la información de datos personales en las bases de
datos de Espumas Santa fé de Bogotá SAS, con la finalidad de analizar, evaluar y generar
datos estadísticos así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas en el
sector educativo. b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos
legales. c. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud
expresa de las mismas. d. Soportar procesos de auditoría externa e interna. Así mismo, el
Espumas Santa fé de Bogotá SAS suministrará los datos personales a terceros que le
provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de Brindar
asistencia técnica. b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de
mandatos legales. c. Manejar y administrar bases de datos. d. Dar respuestas a peticiones,
quejas y recursos. e. Dar respuestas a organismos de control. Cuando el MEN reciba
información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por las
secretarías de educación de las entidades territoriales certificadas, como último interviniente
en la cadena informativa del sector educativo que inicia cuando los titulares dan su
información personal a representantes de los Establecimientos Educativos, le dará el mismo
tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida
por él mismo. En este sentido y como órgano rector de política en el sector educativo, el
MEN instruirá a las respectivas secretarías de educación de las entidades territoriales
certificadas sobre: 1. Su calidad de responsables de tratamiento de los datos por ellas
recaudados, 2. La vigilancia que deben ejercer en cuanto al respeto del habeas data en la
relación establecida entre establecimientos educativos, padres de familia y estudiantes y 3.
Capacitación a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes respecto al
uso responsable y seguro que deben dar éstos a sus datos personales.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES Como titular de datos
personales, se tiene derecho a: a. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados al
Espumas Santa fé de Bogotá SAS que hayan sido objeto de tratamiento. b. Conocer,
actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido. c.
Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o
encargado del tratamiento de datos personales. d. Solicitar la supresión del dato cuando en
el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales,
el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Espumas Santa fé de Bogotá
SASl en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la
normatividad vigente. e. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través
de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales. f. Identificar al responsable
en el MEN que dará trámite y respuesta a sus solicitudes. g. Los demás señalados por el
artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES Espumas Santa fé de Bogotá SAS tiene a su
cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política. La
Unidad de Atención al Ciudadano es la dependencia que ha sido designada por el
Espumas Santa fé de Bogotá SAS como la responsable de la atención de peticiones,
consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer
sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato. Para el efecto, todos los servidores y
contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes
dependencias, están obligados a dar traslado a la Unidad de Atención al Ciudadano, de
todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los
Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.
7. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Los Titulares de
los Datos Personales que están siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y
transmitidos o transferidos por Espumas Santa fé de Bogotá SAS, podrán ejercer en
cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información. Para el
efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de
Datos Personales: a. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas,
quejas y reclamos:Kilometro 1 Vía Bogotá – Siberia, Costado Norte/ Cota, Bogotá –
Colombia, identificado con el Número de Identificación Tributaria 800167200-6.PBX: (1) 518
7272 Correo electrónico: mercadeo@ramguiflex.com
– Espumas Santa fé de Bogotá SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y
atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las
mismas: • Comunicación escrita dirigida al Espumas Santa fé de Bogotá SAS • Sitio Web
www.mineducacion.gov.co / atención al ciudadano, opción consultas en línea b. Atención y
respuesta a peticiones y consultas: El Titular o su apoderado, podrán solicitar al Espumas
Santa fé de Bogotá SAS: • Información sobre los Datos Personales del Titular que son
objeto de Tratamiento. • Información respecto del uso que se le ha dado por el Espumas
Santa fé de Bogotá SAS a sus datos personales. Las peticiones y consultas serán atendidas
en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de
las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se
atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando la petición o consulta se
relacione directamente con los entes territoriales en su condición de responsables de
tratamiento de los datos por ellos recaudados, o sobre la vigilancia que deben ejercer estos
últimos en cuanto al respeto del habeas data en la relación establecida entre
establecimientos educativos, padres de familia y estudiantes, el Espumas Santa fé de
Bogotá SAS informará de dicha situación, tanto al interesado peticionario, como al
responsable específico de tratamiento de Espumas Santa fé de Bogotá SAS remitiéndole
de oficio e inmediatamente la respectiva petición a la entidad territorial certificada pertinente
para lo de su competencia y responsabilidad. c. Atención y respuesta a quejas y reclamos:
El Titular o sus apoderados, podrán solicitar a Espumas Santa fé de Bogotá SAS a través
de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados: • La corrección o
actualización de la información. • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a
cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. La
solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la
queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se
presentan incompletos, Espumas Santa fé de Bogotá SAS deberá requerir al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o
reclamo. En caso que la dependencia que reciba la queja o reclamo no sea competente
para resolverla, deberá dar traslado a la Unidad de Atención al Ciudadano para que la
remita al área que corresponda en Espumas Santa fé de Bogotá SAS, en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de lo ocurrido al interesado. Una vez recibida la
queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos, en el aparte correspondiente,
una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea
resuelto. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 8.
VIGENCIA Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales ha entrado en
vigencia desde el treinta (30) de junio de dos mil catorce (2014).